プライバシーポリシー

1. 個人情報の収集

当館は、以下の場合にお客様の個人情報を収集することがあります。

• 宿泊予約のお申し込み時（お名前、ご住所、電話番号、メールアドレス等）
• お問い合わせフォーム、メール、FAX でのご連絡時
• AIチャットボット（ふじみんコンシェルジュ）のご利用時
• 宿泊者名簿の記入時（旅館業法に基づく）

2. 利用目的

収集した個人情報は、以下の目的で利用いたします。

• 宿泊サービスの提供および予約管理
• お問い合わせへの回答・対応と、当館とのメールのやりとりの管理（お返事の漏れや期限の見落とし、当館がお約束したことの見落としを防ぐため、AI を使って内容を確認することを含みます）
• サービスの改善および新サービスの開発
• 法令に基づく対応（旅館業法による宿泊者名簿の管理等）

3. 第三者への提供

当館は、以下の場合を除き、お客様の個人情報を第三者に提供することはありません。

なお、利用目的の達成に必要な範囲で業務の一部を外部の事業者に委託する場合があり、これは第三者への提供には当たりません。ただし、外国にある事業者に個人データを提供する場合はこの限りではなく、その取り扱いについては「5. AI チャットボットの利用」と「6. メール・FAX でのご連絡の管理」に記載しています。

• お客様の同意がある場合
• 法令に基づく場合
• 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合

4. Cookie の使用

当館のウェブサイトでは、利便性の向上やアクセス状況の分析のために Cookie を使用しています。アクセス状況の分析には Google LLC（米国）が提供する Google Analytics を利用しており、Cookie 等の識別子、閲覧履歴、ブラウザや端末に関する情報が取得されます。当館はこれらを、特定の個人を識別しない形で統計的に利用します。ブラウザの設定により Cookie の受け取りを拒否することも可能ですが、一部の機能がご利用いただけなくなる場合があります。

5. AI チャットボットの利用

当館のウェブサイトおよび LINE 公式アカウント（@yuen-fujimi）では、AI チャットボット「ふじみんコンシェルジュ」がご質問にお答えしています。ご入力いただいた内容は、回答を作成するために以下の事業者に送信され、また当館のデータベースに保存されます。AI がお答えできないご質問については、当館の担当者が内容と返信案を確認したうえでお返事いたします。

外国にある事業者への提供について

上記の委託先のうち、LINEヤフー株式会社を除く事業者は日本国外に所在します。Telegram Messenger Inc. は英領ヴァージン諸島およびアラブ首長国連邦に、Supabase Pte. Ltd. はシンガポール（データの保存先は日本・東京）に、その他の事業者は米国に所在します。そのため、ご入力いただいた内容はこれらの国・地域において取り扱われます。移転先の国における個人情報の保護に関する制度等について詳細をお求めの場合は、下記の窓口までご連絡ください。

会話内容の保存と削除

会話内容は、回答品質の改善と当館スタッフによる確認のために保存しています。お答えできなかったご質問は、当館スタッフへ通知されます。保存期間を定めた自動削除は行っておりません。当館の管理者が必要に応じて手動で削除します。また、上記のとおり会話内容は当館スタッフへの通知としても送信されるため、データベースの削除とこれらの削除は別の作業になります。通知の経路は、ウェブサイトのチャットの場合は通知メールと LINE の通知、LINE 公式アカウントの場合はTelegram の通知（送れなかったときは LINE の通知）です。削除をご希望の場合は下記の窓口までご連絡ください。当館が管理するデータベース・通知メール・LINE の通知履歴・Telegram の通知履歴について、可能な範囲で確認し削除いたします。なお、通知メールの内容は「6. メール・FAX でのご連絡の管理」の仕組みにも取り込まれるため、6 の方法でもあわせて削除いたします。

LINE 公式アカウントでのお問い合わせについて

LINE 公式アカウント（@yuen-fujimi）にいただいたメッセージには、AI が自動でお答えします。AI がお答えできないご質問は、当館の担当者が内容と返信案を確認したうえでお返事いたします。 このお返事をお届けするため、確認をお待ちいただく間、LINE の利用者識別子（お客様を特定するための符号）を当館のデータベースに一時的に保存します。お返事をお送りした時点、または当館が返信を取りやめた時点で、この識別子は削除します。そのいずれも行われなかった場合も、24時間を過ぎた時点で返信案は無効となり、識別子はその後の定期処理（1日1回）で削除します。新しいお問い合わせを受け取った時点でも削除の処理が動きます。いずれの場合も、48時間を超えて保持することはありません。24時間を過ぎた返信案をお送りすることはありません。 なお、AI が自動でお答えした場合も、やりとりの内容は上記の表のとおり送信・保存されます。

ご入力にあたってのお願い

チャットボットおよび LINE 公式アカウントには、氏名・電話番号・メールアドレス・クレジットカード番号などの個人情報をご入力にならないようお願いいたします。ご入力いただいた場合も、会話内容として上記の送信・保存・通知の対象となります。ご予約やお問い合わせのお手続きは、公式予約サイト、お問い合わせフォーム、またはお電話（0545-51-1317）をご利用ください。

6. メール・FAX でのご連絡の管理

当館は、当館あてにメールや FAX でいただいたご連絡を、お返事の漏れや期限の見落としを防ぐため、当館の管理の仕組みに取り込んでいます。取り込むのは、差出人のお名前とメールアドレス、宛先、件名、日時、本文です。当館のウェブサイトのお問い合わせフォームとチャットからのご連絡も、当館あての通知メールとして取り込みます。また、お返事の漏れや、当館がお約束したこと（お送りするものとその日付など）の見落としを防ぐため、当館からお送りしたメールについても、宛先（Cc・Bcc を含みます）、件名、日時、本文を取り込みます。添付ファイルは、いただいたメール・お送りしたメールとも取り込みません。FAX は、届いた画像を AI で読み取り、読み取った文字を取り込みます（画像そのものはこの仕組みには保存しません）。

AI による整理

ご連絡の内容（当館からお送りしたメールを含みます）を整理するため（お返事が必要か、期限があるか、当館がお約束したこと、用件の要約、返信の下書き）、いただいたメールと当館からお送りしたメールの件名・日時・差出人のお名前・本文（同じやりとりの直近のメールと、当館が残したメモを含みます）と FAX の画像を Anthropic 社の AI（同社の AI が障害などで使えないときは OpenAI 社の AI）に送り、整理した結果を保存します。FAX には宿泊者名簿やご応募の書類が含まれることがあり、これらも読み取りの対象です。お食事や体調（アレルギーなど）についてのご相談や、それに対する当館のお返事が書かれている場合も、送信の対象になります。AI が作るのは整理と返信の下書きまでで、お返事は当館の担当者が内容を確認したうえでお送りします。

担当者への通知とやりとり

新しいご連絡や期限が近い用件は、当館の管理の仕組みから担当者の端末に直接お知らせします。お知らせは暗号化して届けるため、配信を担う事業者は中身を読めません。担当者は管理の仕組みの画面で AI とやりとりしながら（ご連絡についての質問、返信の下書きの直しなど）対応し、このやりとりも下記の事業者の AI に送られます。

外国にある事業者への提供について

上記の事業者は、米国またはシンガポールに所在します。そのため、お客様の個人情報は、これらの国の事業者に取り扱われることがあります。

当館は、これらの事業者との間で、個人情報の保護に関する契約（データ処理契約）を締結し、個人情報保護委員会規則で定める基準に適合する体制が継続的に確保されていることを確認したうえで提供しています。また、当該体制の継続的な確保のために必要な措置を講じています。

移転先の国における個人情報の保護に関する制度、当該事業者が講ずる措置の詳細については、下記の窓口までお求めいただければご提供いたします。

保存と削除

取り込んだご連絡（当館からお送りしたメールを含みます）と整理の結果は、期間を定めずに保管します。削除をご希望の場合は、下記の窓口までご連絡ください。ご本人であることを確認したうえで、ご連絡に使われたメールアドレスや FAX 番号、お名前などをもとに、この仕組みに保存しているご連絡（ご本人からいただいたご連絡と、ご本人あてに当館からお送りしたメール。宛先として控えたアドレスを含みます）と整理の結果を削除し、当館のメールの受信箱と送信済みのフォルダに残るメールも可能な範囲で削除いたします（取引の記録など、法令により保存が必要なものを除きます）。削除したものも、データベースのバックアップには入れ替わるまでの一定期間残ります。Anthropic 社に送った内容は、同社の規約により同社の AI の学習には利用されず、同社の定めにより原則として30日以内に削除されます。ただし、同社の利用ポリシーに反する疑いがあると同社の仕組みが判断した場合、その内容は最長2年、その判定の記録は最長7年、同社に保管されることがあります。OpenAI 社に送った内容は、同社の規約により同社の AI の学習には利用されず、同社の定めにより原則として30日以内に削除されます。

7. 個人情報の管理

当館は、お客様の個人情報の漏洩、滅失、毀損を防止するため、適切な安全管理措置を講じます。個人情報の取り扱いに関する社内規程を整備し、従業員への教育を実施しています。

8. 開示・訂正・削除の請求

お客様は、当館が保有するご自身の個人情報について、開示・訂正・削除を請求することができます。ご本人確認のうえ、合理的な範囲で速やかに対応いたします。ご請求は下記のお問い合わせ先までご連絡ください。

9. お問い合わせ先

10. プライバシーポリシーの改定

当館は、必要に応じて本プライバシーポリシーを改定することがあります。改定した場合は、当ウェブサイト上でお知らせいたします。